POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y HABEAS DATA

RESOLUCIÓN No. 006 DE 2026

"Por medio de la cual se adopta la Política de Tratamiento de Datos Personales y Habeas Data del Centro de Conciliación El Convenio Nortesantandereano"

La Directora del Centro de Conciliación El Convenio Nortesantandereano, dependencia especializada de la Asociación El Convenio Nortesantandereano – ASOELCON, en ejercicio de las facultades conferidas por el Reglamento Interno del Centro, la Ley 2220 de 2022 y demás normas aplicables,

CONSIDERANDO

1. Que el Centro administra información relacionada con solicitudes de conciliación, procedimientos de insolvencia de persona natural no comerciante o pequeña comerciante, acuerdos de apoyo, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones (PQRSD), actividades académicas, registros documentales, formularios físicos y electrónicos, así como información suministrada a través de su página web y demás canales institucionales.

2. Que la Ley 2220 de 2022, el Decreto Único Reglamentario 1069 de 2015 y demás normas aplicables a los mecanismos alternativos de solución de conflictos imponen a los Centros de Conciliación el deber de garantizar la adecuada administración, custodia, conservación, confidencialidad y seguridad de la información que repose en sus archivos físicos y digitales.

3. Que el Centro de Conciliación El Convenio Nortesantandereano se encuentra sometido a la inspección, vigilancia y control del Ministerio de Justicia y del Derecho, razón por la cual debe adoptar medidas que aseguren el cumplimiento de las obligaciones legales relacionadas con el tratamiento de datos personales y la protección de la información.

4. Que resulta necesario adoptar una Política de Tratamiento de Datos Personales y Habeas Data que establezca los principios, derechos, deberes, procedimientos y mecanismos institucionales destinados a garantizar el adecuado tratamiento de la información personal administrada por el Centro.

5. Que la implementación de esta Política fortalece la transparencia institucional, la protección de los derechos de los usuarios y el cumplimiento de los principios de legalidad, seguridad, confidencialidad y responsabilidad que orientan la prestación de los servicios del Centro de Conciliación El Convenio Nortesantandereano.

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Adoptar la Política de Tratamiento de Datos Personales y Habeas Data del Centro de Conciliación El Convenio Nortesantandereano, la cual hace parte integral de la presente Resolución y será de obligatorio cumplimiento para directivos, conciliadores, operadores de insolvencia, funcionarios, contratistas y demás personas que intervengan en el tratamiento de datos personales administrados por el Centro.

ARTÍCULO SEGUNDO. La presente Política tendrá aplicación sobre toda la información personal obtenida por medios físicos, digitales, telefónicos, electrónicos, virtuales o cualquier otro mecanismo autorizado por la ley.

ARTÍCULO TERCERO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deberá publicarse en los medios institucionales disponibles para conocimiento de los titulares de la información.

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POLÍTICA DE TRATAMIENTO 

Artículo 1. Objeto.

La presente Política tiene por objeto establecer los lineamientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, conservación, protección y supresión de los datos personales administrados por el Centro de Conciliación El Convenio Nortesantandereano, garantizando el respeto del derecho fundamental de Habeas Data y el cumplimiento de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que regulen la materia.

Artículo 2. Alcance.

La presente Política será aplicable a todos los datos personales obtenidos, almacenados o tratados por el Centro de Conciliación El Convenio Nortesantandereano en desarrollo de sus actividades institucionales, administrativas, académicas, legales y operativas, mediante medios físicos, electrónicos, virtuales o cualquier otro mecanismo autorizado por la ley.

Artículo 3. Responsable del Tratamiento.

El responsable del tratamiento de los datos personales será el Centro de Conciliación El Convenio Nortesantandereano, dependencia especializada de la Asociación El Convenio Nortesantandereano – ASOELCON.

Artículo 4. Principios del Tratamiento de Datos Personales.

El tratamiento de los datos personales por parte del Centro se realizará conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad y responsabilidad demostrada, previstos en la normatividad vigente sobre protección de datos personales y Habeas Data.

Artículo 5. Finalidades.

El Centro podrá tratar los datos personales para:

1. Recibir, registrar y tramitar solicitudes de conciliación.

2. Gestionar procedimientos de insolvencia de persona natural no comerciante o pequeña comerciante.

3. Administrar acuerdos de apoyo y demás mecanismos autorizados por la ley.

4. Elaborar actas, constancias, certificaciones y demás documentos relacionados con los trámites adelantados.

5. Conformar y administrar expedientes físicos y digitales.

6. Dar cumplimiento a obligaciones legales, reglamentarias y administrativas.

7. Reportar información al Ministerio de Justicia y del Derecho, al SICAAC y demás autoridades competentes cuando la ley lo exija.

8. Gestionar solicitudes, consultas, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y felicitaciones.

9. Realizar actividades de archivo, gestión documental y conservación de información.

10. Elaborar estadísticas institucionales e indicadores de gestión.

11. Desarrollar actividades de capacitación, divulgación y promoción de los mecanismos alternativos de solución de conflictos.

12. Enviar información institucional, invitaciones, actividades académicas y campañas informativas, previa autorización del titular cuando sea requerida.

Artículo 6. Derechos de los Titulares.

Los titulares de los datos personales tendrán derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.

3. Ser informados sobre el uso dado a sus datos.

4. Presentar consultas, solicitudes y reclamos.

5. Solicitar la supresión de sus datos cuando legalmente proceda.

6. Revocar la autorización otorgada cuando sea procedente.

7. Acceder gratuitamente a la información objeto de tratamiento.

Artículo 7. Deberes del Centro.

El Centro deberá:

1. Garantizar la confidencialidad de la información.

2. Adoptar medidas de seguridad para evitar pérdida, alteración o acceso no autorizado.

3. Permitir el ejercicio de los derechos de los titulares.

4. Mantener actualizada la información cuando corresponda.

5. Utilizar los datos únicamente para las finalidades autorizadas.

6. Conservar la información conforme a las normas legales y archivísticas aplicables.

Artículo 8. Autorización.

La autorización para el tratamiento de datos personales podrá obtenerse mediante formularios físicos, formularios electrónicos, registros en la página web institucional, correos electrónicos, sistemas de información, redes sociales institucionales o cualquier otro mecanismo que permita evidenciar el consentimiento del titular.

La presentación de solicitudes de conciliación, insolvencia, acuerdos de apoyo, PQRSD o cualquier otro trámite ante el Centro constituirá autorización para el tratamiento de los datos personales necesarios para la adecuada prestación del servicio, de conformidad con la ley.

Artículo 9. Conservación de la Información.

Los datos personales y la documentación relacionada con los trámites adelantados por el Centro serán conservados durante el tiempo que establezcan las disposiciones legales, reglamentarias, archivísticas y las Tablas de Retención Documental aplicables, garantizando en todo momento su integridad, disponibilidad, confidencialidad y adecuada custodia.

Artículo 10. Seguridad y Confidencialidad de la Información.

El Centro implementará medidas administrativas, técnicas, tecnológicas y organizacionales destinadas a proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, alteración, divulgación o destrucción.

La información obtenida durante los trámites de conciliación, insolvencia y acuerdos de apoyo será administrada observando los principios de confidencialidad, reserva, protección de datos personales y seguridad de la información establecidos en la normatividad vigente.

Artículo 11. Consultas y Reclamos.

Los titulares podrán presentar consultas o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales a través de los canales oficiales de atención del Centro, los cuales serán tramitados dentro de los términos establecidos por la legislación vigente.

Artículo 12. Vigencia.

La presente Política rige a partir de su adopción mediante Resolución de la Dirección del Centro de Conciliación El Convenio Nortesantandereano y permanecerá vigente mientras exista tratamiento de datos personales por parte de la entidad.

Artículo 13. Anexos.

Forman parte integral de la presente Resolución y de la Política de Tratamiento de Datos Personales y Habeas Data del Centro de Conciliación El Convenio Nortesantandereano los siguientes anexos:

1. Formato de Autorización para el Tratamiento de Datos Personales.

2. Aviso de Privacidad Institucional.

3. Cláusula de Habeas Data para formularios de conciliación, insolvencia, acuerdos de apoyo y PQRSD.

4. Los demás formatos, procedimientos o documentos complementarios que sean adoptados por la Dirección del Centro para el cumplimiento de la presente Política.